surat masuk dan surat keluar

pengertian surat masuk dan surat keluar beserta contohnya.

• surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari suatu organisasi.
• surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain,baik kepada perorangan maupun perusahaan atau organisasi.

FUNGSI SURAT MASUK & SURAT KELUAR

fungsi surat masuk 

1. sebagai alat komunikasi

2. sebagai wakil dari penulis

3. sebagai alat pengingat

4. sebagai alat bukti historis

fungsi surat keluar

1. sebagai alat tata usaha

2. sebagai wakil penulis

3. sebagai alat bukti tertulis

MENJELASKAN TAHAPAN-TAHAPAN PENANGANAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR :

(A) penanganan surat masuk

langkah-langkah pemprosesan surat masuk dan surat keluar sebagai berikut :

1. memilih/menyortir / memisahkan surat

2. membuka surat

3. mengeluarkan dan memeriksa isi surat

4. mencatat surat masuk

5. membaca dan memberi catatan 

6. menyampaikan surat pada pimpinan

7. membagi surat

(B)  penanganan surat keluar

langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar diantaranya :

1. menerima dikte / konsep tertulis dari pimpinannya

2. membuat konsep dengan tulisan tangan

3. mencatat pada buku regritrasi surat keluar 

4. mengetik konsep surat

5. mengetik surat dalam bentuk akhir

6. meminta tanda tangan pimpinan

MENGEMUKAKAN PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA 

1. penerimaan surat

         penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis.

2. penyortiran surat 

        setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.

3. pencatatan surat

        pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

4. pengarahan surat

        adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahannya surat.

5. penyampaian surat 

       jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis lembar disposisi.

6. penyimpanan surat

      jika surat sudah selesai diproses,maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu seperti sistem abjad.

MENGEMUKAKAN PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM KARTU KENDALI 

1. penerimaan surat

       Dalam  pelaksanaannya,kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaian ke instansi lain dilaksanakan sendiri.

2. pencatatan surat 

      Untuk surat penting,maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap 3.

3. pengarahan / pengendalian surat 

       Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya : kepada tata usaha)

4. penyampaian surat ke unit pengolah 

5. penyimpanan atau penataan arsip.nasyaseftiani.blogspot.com