peralatan kearsipan

Pengertian dan Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah : alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun). Dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. 

Fungsi peralatan kearsipan adalah  : sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan  mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Macam-macam peralatan kearsipan :

1.        Filing Cabinet 

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang

2.        Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.

3.        Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

5.        Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. 

6.        Ordner

Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

7.        Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

8.        Stapler

9.        Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu

10.    Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

Baki Surat/Paper Tray

11.    Tickler file

Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticker File

12.    Cardex (card index) cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

13.    Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

14.    Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya

surat masuk dan surat keluar

pengertian surat masuk dan surat keluar beserta contohnya.

• surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari suatu organisasi.
• surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain,baik kepada perorangan maupun perusahaan atau organisasi.

FUNGSI SURAT MASUK & SURAT KELUAR

fungsi surat masuk 

1. sebagai alat komunikasi

2. sebagai wakil dari penulis

3. sebagai alat pengingat

4. sebagai alat bukti historis

fungsi surat keluar

1. sebagai alat tata usaha

2. sebagai wakil penulis

3. sebagai alat bukti tertulis

MENJELASKAN TAHAPAN-TAHAPAN PENANGANAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR :

(A) penanganan surat masuk

langkah-langkah pemprosesan surat masuk dan surat keluar sebagai berikut :

1. memilih/menyortir / memisahkan surat

2. membuka surat

3. mengeluarkan dan memeriksa isi surat

4. mencatat surat masuk

5. membaca dan memberi catatan 

6. menyampaikan surat pada pimpinan

7. membagi surat

(B)  penanganan surat keluar

langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar diantaranya :

1. menerima dikte / konsep tertulis dari pimpinannya

2. membuat konsep dengan tulisan tangan

3. mencatat pada buku regritrasi surat keluar 

4. mengetik konsep surat

5. mengetik surat dalam bentuk akhir

6. meminta tanda tangan pimpinan

MENGEMUKAKAN PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA 

1. penerimaan surat

         penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis.

2. penyortiran surat 

        setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.

3. pencatatan surat

        pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

4. pengarahan surat

        adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahannya surat.

5. penyampaian surat 

       jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis lembar disposisi.

6. penyimpanan surat

      jika surat sudah selesai diproses,maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu seperti sistem abjad.

MENGEMUKAKAN PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM KARTU KENDALI 

1. penerimaan surat

       Dalam  pelaksanaannya,kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaian ke instansi lain dilaksanakan sendiri.

2. pencatatan surat 

      Untuk surat penting,maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap 3.

3. pengarahan / pengendalian surat 

       Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya : kepada tata usaha)

4. penyampaian surat ke unit pengolah 

5. penyimpanan atau penataan arsip.nasyaseftiani.blogspot.com